Help! Mijn mail verdwijnt in de SPAM!

Herken je de titel? Gebeurt dat met jouw mails vanuit je e-mail marketing systeem ook? Geregeld hoor en lees ik dit ondernemers wanhopig roepen met een smekende ondertoon de verlossende oplossing te horen. Heel teleurstellend dat het antwoord is: “Helaas, dat kun je niet 100% voorkomen.”

Wat is SPAM?

Wat is dat eigenlijk? SPAM? De Rijksoverheid geeft als definitie: “SPAM is een bericht dat u ongevraagd via e-mail, mobiele of vaste telefoon ontvangt.” En zij zeggen er uitdrukkelijk bij: “Bedrijven mogen u geen berichten versturen als u hiervoor vooraf geen toestemming heeft gegeven. Spam is verboden in Nederland.” Dus dat. Je herkent de berichten vast wel, ook als ondernemer.

Wat we in de online ondernemerswereld veel zien, zijn de ‘salesfunnels’. Deze worden geïnitieerd door de aanvraag voor een (gratis) e-books, de aanmelding voor webinars en verkoop van online programma’s of voor live events. Naast het product dat je hebt aangevraagd, krijg je vervolgens ook één of meerdere e-mails van de ondernemer. De ene mail bevat meer informatie over het product dat je hebt aangevraagd, in de volgende mail leer je de ondernemer beter kennen en zo wordt er naar een hoger aanbod toegewerkt. Vervolgens krijg je geregeld een nieuwsbrief. Is dit ongevraagd? Je hebt toch een product afgenomen bij die ondernemer? Ik ben geen jurist, ik brand me niet aan de discussie of dit wel of niet juridisch mag. Daar is enkele jaren geleden de AVG/GDPR wet- en regelgeving voor geimplementeerd en dat is blog onderwerp op zich. Ik beperk in mijn verhaal tot het verminderen van je mail in de SPAM. Deze e-mails die ik hier benoem, zijn onderdeel van e-mail marketing, van een salesfunnel en die e-mails worden vaak bedoeld bij de noodkreet “Help! Mijn mail verdwijnt in de SPAM!”.

Factoren van belang om SPAM te beperken

Wat kunnen we daar nou aan doen? SPAM kun je niet 100% voorkomen, wel verminderen. Er zijn verschillende factoren die van invloed zijn of je mail bij de ontvanger in de SPAM box belandt. Dat kunnen factoren zijn die je ook daadwerkelijk zelf kan beïnvloeden, er zijn ook factoren met impact waar je zelf wat minder invloed op hebt.

  • ➢  Content en technische inrichting van je eigen domein en e-mail marketing systeem kun je zeker zelf beïnvloeden. In de volgende paragrafen lees je hier meer over.

  • ➢  Factoren die van invloed zijn waar je zelf minder invloed op kan hebben, zijn SPAM filters of zwarte lijsten bij de ontvangende e-mail provider én hun interpretatie van jouw IP adres en domein reputatie. Als je relatief veel contacten in je lijst hebt met e-mail adressen van gratis providers (zoals @gmail of @hotmail), is de kans groter dat je mail bij deze contacten in de SPAM belandt.

    Content

    Bij content denk je aan:

✓ Onderwerpregel ✓ Afbeeldingen
✓ Links
✓ Tekst

E-mail providers, zowel de verzendende (dus die van jou) als de ontvangende (die van je ontvangers) beoordelen de teksten en ook onderwerpregels van e-mails. Als zij e-mails “commerciële mailing” vinden, krijgt correcte aflevering minder prioriteit bij verzending en bij ontvangst kan de provider besluiten je mail in de SPAM box te bezorgen. In de content kunnen woorden worden gevonden die heel sterk naar commerciële mailing neigen (bv “gratis”, “korting”, “abonneer”, “dit is geen spam”) of termen die drugs of geweld vermoeden.

Meerdere afbeeldingen en links doen ook vermoeden dat je mail commerciële mail betreft. Men redeneert “je stuurt aan je vrienden ook geen mails met veel afbeeldingen of links, dus dit zal wel commercieel zijn”.

Technische inrichting

In de technische inrichting van je e-mail marketing zijn verschillende factoren die je gemakkelijk kunt corrigeren om te verminderen dat je mails naar de SPAM gaan:

  1. DNS records (SPF, DKIM en DMARC) bij je domein goed instellen voor je e-mail marketing systeem. In ActiveCampaign kun je via de geavanceerde instellingen details van benodigde records vinden, Mailblue heeft toolbox om details te achterhalen. Deze details stuur je aan de hosting partij van je domein.

  2. Mail niet vanuit een duidelijk zakelijk mailadres zoals info@<jouwdomein.nl of mail@jouwdomein.nl. Kies voor een mailadres als jevoornaam@jouwdomein.nl. Dergelijke mail adressen worden minder snel als commerciële verzenders gezien.

  3. Kwaliteit van je contactenlijst. Zorg dat je met een “schone” lijst mailt. Schoon geregeld uitgeschreven en gebounced contacten. Uitgeschreven contacten willen geen mails meer van je ontvangen. Gebounced contacten kunnen geen mails meer van je ontvangen. Het heeft dus geen zin om hun mailadressen aan te blijven schrijven. Als je mailprovider ziet dat je vaak mailt aan veel “niet bruikbare” adressen, versturen ze je mail met minder prioriteit en dat is niet goed voor je mailreputatie.

Hoe te testen?

Je kunt op verschillende manieren testen of je mails “SPAM gevoelig” zijn.

→ In ActiveCampaign / Mailblue de “SPAM check” per mail controleren. Deze SPAM check focust op de content (tekst, afbeeldingen).

→ Mail-tester.com gebruiken om testmail vanuit ActiveCampaign aan te versturen. Mail-tester geeft rapport met specifieke aandachtspunten die je kunt toepassen.

Wie ben ik?

Ik ben Sandra Meessen en in de zomer van 2020 als technisch VA gestart met mijn eigen bedrijf Bureau Meessen. Binnen het technisch VA aandachtsgebied focus ik op e-mail marketing in ActiveCampaign.