Hoe houd je je klantenmanagement in Trello bij?

Door: Saskia van Wolferen

Als ondernemer komt er veel op je af, vooral in de eerste maanden/jaren van het ondernemer-zijn. Je bent begonnen met ondernemen omdat je een goed idee had en wat mag je trots zijn dat je die stap genomen hebt! 

De eerste klanten heb je inmiddels mogen helpen en zo langzamerhand wordt het moeilijker om de namen van al je klanten te onthouden. Die notitieboekjes blijken ook niet zo goed meer te werken. Wat nu?

Tijd voor een Klanten Management Systeem, ook wel een CRM genoemd. In dit systeem kun je precies bijhouden hoe het met je klanten staat. Er is op internet veel over te vinden, zowel over betaalde als gratis CRM-systemen. Maar wat als het veel makkelijker kan?

Sinds ik iets meer dan een jaar geleden met Trello in aanraking ben gekomen is Trelloonmisbaar voor het runnen van mijn bedrijven geworden. Ik zal je laten zien hoe ik mijn klantenmanagement met deze gratis app heb ingericht. Voor wie Trello nog niet kent: je kunt voor elk project of doel een bord aanmaken en hier lijsten en kaarten in maken. Je kunt met meerdere mensen op hetzelfde bord werken en allerlei Power-ups toevoegen. Hieronder zie je een screenshot van het bord dat ik heb aangemaakt.

Zoals je kunt zien heb ik een aantal lijsten in dit bord aangemaakt. Voor elke (toekomstige) klant maak ik een kaart aan, waarin ik bijhoud wat de contactmomenten zijn en welke afspraken er gemaakt zijn. Toekomstige klanten plaats ik in de acquisitiefase, dit zijn bijvoorbeeld ondernemers die een kennismaking hebben aangevraagd. Wanneer ik deze ondernemer telefonisch heb gesproken verplaats ik de kaart naar de lijst van de kennismakingsfase. Vervolgens stroomt een klant door naar de opstartfase wanneer er een datum voor een start- of strategiesessie is gepland. Wanneer er een businesscoachingtraject loopt verplaats ik de kaart van de klant naar de lopende fase. 

Vanaf dit moment wordt een CRM-systeem pas interessant. Want een businesscoachingtraject loopt natuurlijk een keer af. Daarom wordt de kaart naar de afbouwende fase verplaatst. Maar de nazorg is eigenlijk minstens zo belangrijk als wanneer de klant nog in de lopende fase is. Immers, deze klanten hebben al eens iets bij je afgenomen en zullen dat wellicht in de toekomst ook doen. 

Hoe ik de nazorg verzorg? Door contact te houden. De ondernemers in deze lijst krijgen bijvoorbeeld aanstaande december een kerstkaart van me. Maar regelmatig open ik dit Trellobord en stuur ik alle ondernemers uit de nazorg-fase een berichtje. Een oprecht berichtje zeg ik daar dan wel bij. Ik vind het namelijk heel leuk om te volgen waar iedereen na afloop van een traject of sessie naartoe groeit. 

Hopelijk was dit weer een tip waar je wat aan hebt! Voor als je nog geen Trello gebruikt heb ik hieronder even een linkje geplaatst: