Je hebt al een tijdje een eigen bedrijf en het gaat best lekker. Iedere week zit weer bomvol met activiteiten en to do’s. Maar ergens heb je toch een beetje een knagend gevoel. Je voelt je namelijk super druk, maar behaal je de door jou gestelde doelen wel? Als je er nog eens over nadenkt, kom je eigenlijk tot de conclusie dat je wel heel druk bent, maar niet met de juiste dingen. Nogal wiedes dat je die doelen niet zo gemakkelijk haalt! Een van de manieren om op koers te blijven varen en je doelen te behalen is het plannen van je tijd. Klinkt simpel, maar vaak gaan we als drukke business babe toch de mist mee in. In dit blog neem ik je mee in de stappen die je moet zetten om je tijd zo in te delen dat je je doelen wél behaald. En met een beetje geluk, hou je ook nog eens tijd over voor andere dingen die je leuk vind om te doen. 

Inzicht in je tijd

Voor je een planning gaat maken, is het super belangrijk om te weten waar je eigenlijk je tijd aan besteed. De vraag is namelijk of je je tijd wel aan de juiste dingen besteed (de dingen die bijdragen aan het doel dat je wilt behalen). Ons menselijk brein is zo gemaakt dat we vaak enorm onderschatten hoeveel tijd iets kost en overschatten hoeveel tijd we ergens mee bezig zijn. De slimste manier om inzicht in je tijd te krijgen is dus simpelweg bij te gaan houden waar jij jouw 168 uur iedere week aan besteed. Dat klinkt als een hoop werk, maar je zult zien dat het vele malen meer tijd gaat opleveren. Ik daag je dus uit om de komende week eens bij te houden waar jij je tijd aan besteed. Dat kan gewoon op papier, in een Excelsheet of je kunt de app Toggl hiervoor gebruiken.

One hour of planning will save you ten hours of doing.

Deze bekende quote is van timemanagementgoeroe Brian Tracy.  Een goede planning maken komt eigenlijk neer op het indelen van je tijd en goede keuzes maken over waaraan je je tijd besteedt. Ik adviseer je om elke dag, elke week, elke maand, elk kwartaal en elk jaar je doelen om te zetten in een planning. Zonderplanning haal je je doelen niet, of wordt het erg lastig om ze te halen.

Voor het plannen heb je drie dingen nodig:

• Een goede planner.
• Een lijst met jouw doelen.
• Een tool om in de gaten te houden hoe je je tijd verdeelt.

Samen vormen deze drie dingen een soort van filter voor alle keuzes die je moet nemen als je bepaalt waar je je tijd aan besteedt. Je moet elke dag keuzes maken. Er zijn dingen die je wilt doen, dingen die je moet doen en dingen die anderen je vragen. Daarnaast zijn er natuurlijk ook nog allerlei soorten stoorzenders die je tijd opslokken (de stoorzenders die bij jezelf vandaan komen en stoorzenders van buitenaf). Ook zijn er altijd onverwachte zaken waarmee je rekening moet houden. Je kunt natuurlijk gewoon bovenaan je to-dolijst beginnen en alle items een voor een afwerken. Maar ik hoop dat je inmiddels inziet dat dát niet de juiste manier is om met je tijd om te gaan. Een goed planning maak je aan de hand van 5 stappen.

Stap 1. Opschrijven

Je kunt niet op je geheugen rekenen als je alles wat je moet doen, wilt onthouden. Er is simpelweg te veel om te onthouden. Zorg er daarom voor dat je alles wat je moet doen, opschrijft. Schrijf het ook constant op dezelfde plek. Gebruik geen losse papiertjes. Schrijf echt elke activiteit op die je moet

doen. Elke taak, elk telefoontje. Alles. 

Stap 2. Categoriseren

In de eerste stap stel je jezelf bij elk item op je to-dolijst steeds de

volgende drie vragen:

• Aan welk van mijn doelen draagt deze to do bij?

• Waar in mijn planning past deze to do?

• Hoe lang denk ik met deze to do bezig te zijn?

Je hoeft er nu nog niet over na te denken welke van je taken je werkelijk gaat uitvoeren. Het is slechts jouw taak om erachter te komen of je wilt overwegen de to do uit te voeren. Hou hierbij in je achterhoofd dat het beantwoorden van deze drie vragen heel snel gaat. Denk er niet uitgebreid over na, maar vertrouw op je eerste ingeving en je gevoel. Je moet er hooguit een minuut mee bezig zijn, al is dat al te lang. Draagt de to do niet bij aan het halen van je doel? Voer de to do dan niet uit. Eigenlijk moet je nooit iets op je planning zetten wat niet aan je doelen. Schrijf voor elke taak op hoe lang je denkt ermee bezig te zijn. 

Stap 3. Keuzes maken

In de meeste gevallen kom je tot de conclusie dat je meer dingen moet doen dan dat je tijd  beschikbaar hebt. Je moet dan kiezen welke dingen je kan doen in de tijd die je hebt. De 4 D’s helpen je bij het nemen van die beslissingen: Delete, Delay, Diminish en Delegate. Maak keuzes in wat je zelf wilt gaan doen, nu of later (plan die in) en bekijk welke taken je kunt delegeren of minder kunt doen zodat ze je ook minder tijd kosten. 

Stap 4: Inplannen

De taken die na het maken van keuzes overblijven ga je inplannen. Je bepaalt wanneer je

iets doet. Je kunt een specifieke tijd plannen, maar ook een bepaalde dag van de week. Dit laatste is vooral handig bij wekelijks terugkerende taken. Taken toebedelen is eigenlijk heel simpel. Op het moment dat je een nieuwe taak hebt, bepaal je direct wanneer je hem uitvoert. Anders is de kans groot dat je hem helemaal niet meer doet. En daarbij houdt je rekening met hoeveel tijd je hebt en hoe lang je denkt ergens mee bezig te zijn. 

Stap 5: Uitvoeren

In actie komen, is de laatste stap in het maken van een goede planning. En misschien ook wel de belangrijkste stap. Zonder actie geen resultaat! Ga daarom aan de slag en doe elke dag een ding. Voer je plan uit zonder gehinderd te worden door uitstelgedrag of perfectionisme. Vergeet ook niet om bij het uitvoeren van de taken niet om geregeld je plannen bij te stellen. Plannen is geen statisch systeem. Het is een constante interactie tussen jezelf, je doelen en de veranderingen die het

leven met zich meebrengt. Het leven zit vol verrassingen en je kunt onderweg veel lol hebben als je een systeem hebt dat met de stroom meegaat en dat je kunt aanpassen. 

Ik wens je heel veel succes met het behalen van je doelen en het leven van je dromen!

Over Yvette

Mijn naam is Yvette Vermeulen en ik ben eigenaar van Simple Organizing en auteur van het boek ‘Druk zijn is een keuze’. Als professional organizer help ik ambitieuze en ondernemende vrouwen productiever en slimmer werken zodat ze hun dromen en doelen kunnen waarmaken. Je kunt mij volgen op Instagram (@simpleorganzing.nl) voor waardevolle tips over plannen, productiviteit en timemanagement voor vrouwen. Of neem een kijkje op mijn website: www.simpleorganizing.nl. Stuur me gerust een berichtje als je vragen hebt.