Tips voor het delen van vertrouwelijke informatie

Als ondernemer ben je waarschijnlijk steeds bezig met nieuwe ideeën. Misschien heb je een innovatief nieuw product bedacht waarvoor je een investeerder zoekt of wil je gaan samenwerken met een andere ondernemer om jullie krachten te bundelen. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat je een zzp’er inhuurt om jou te ondersteunen in jouw werk, omdat je het zo druk hebt. 

In al deze situaties ga je vertrouwelijke informatie met een andere partij delen. Of het nu gaat om een innovatief product of bedrijfsgegevens zoals jouw omzet, strategieën of andere informatie die je normaal gesproken liever niet openbaar maakt. Om die investeerder aan boord te krijgen, om de samenwerking te laten slagen of om effectieve hulp te krijgen in jouw bedrijf ontkom je er niet aan om die informatie toch te delen. Dus hoe pak je dat veilig aan? 

Waarom het vastleggen van afspraken belangrijk is

De reden waarom je informatie gaat delen, zal altijd starten vanuit een positieve insteek. Want als je het van te voren al niet ziet zitten zal er überhaupt al niets ontstaan tussen jullie. Omdat jullie allebei in die positieve uitgangspositie zitten, vergeet je misschien om de afspraken vast te leggen. Maar toch is het ontzettend belangrijk om de uitgangspunten vast te leggen in een geheimhoudingsovereenkomst. Want als de samenwerking toch niet loopt zoals verwacht, wil je daar wel wat tegen kunnen doen. 

Mondelinge afspraken zijn weliswaar geldig, maar op het moment dat je daar een beroep op doet is het erg lastig om te bewijzen wat iemand heeft gezegd. Hoeveel “welles-nietes” discussies er wel niet gevoerd worden in de rechtbank! En het is zo makkelijk te voorkomen: door de afspraken die je maakt gewoon even vast te leggen. Dat heeft niks met wantrouwen te maken. Het vastleggen van afspraken toont juist professionaliteit aan. 

Wat zet je in een geheimhoudingsovereenkomst?

In een geheimhoudingsovereenkomst maak je afspraken over de vertrouwelijke informatie die je met elkaar gaat delen. Je legt vast wat de andere partij wel en niet mag doen met de informatie die wordt uitgewisseld en welke informatie er allemaal onder vertrouwelijke informatie valt. Er bestaat namelijk geen wettelijke omschrijving van vertrouwelijke informatie. Die omschrijving maak je zelf in deze overeenkomst. 

Daarnaast maak je afspraken over de gevolgen van het overtreden van de overeenkomst. Want wat gebeurt er als iemand toch vertrouwelijke informatie van de andere partij openbaar maakt of gaat gebruiken voor een eigen doel? Daar wil je wel wat tegen kunnen doen. Op het overtreden van de overeenkomst zet je een boete. Deze boete moet hoog genoeg zijn om een signaal af te geven “doe het niet!”, maar ook weer niet zo hoog dat het onredelijk is. Wat is dan onredelijk? Daar kan jouw gevoel je bij helpen. Een boete van 1 miljoen terwijl twee kleine ondernemingen met een jaaromzet van € 50.000,= gaan samenwerken? Dat voelt onredelijk, toch? 

Heb je een geheimhoudingsovereenkomst nodig? 

Winkens Legal helpt ondernemers bij veilig ondernemen. Het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst hoort daar ook bij. Je kunt zelf aan de slag met het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst, maar je kunt er ook hulp bij vragen. Waar je ook voor kiest, zorg dat je de afspraken vast hebt gelegd!

Phyllis Winkens is het gezicht achter Winkens Legal. Met praktische tips via mijn Instagram, een nieuwsbrief en een juridische podcast help ik jou aan een goede basis om juridisch veilig te ondernemen. En dat op een begrijpelijke en toegankelijke manier, want juridisch hoeft niet ingewikkeld te zijn!