Zo krijg én houd jij je mailbox overzichtelijk!
Heb jij ook een mailbox vol met (ongelezen) mails? Ben je het overzicht kwijt met welke mail je nog aan de slag moet of waar je een mail terug kunt vinden? Dan ben je niet de enige. Een overvolle mailbox kan frustrerend zijn en je productiviteit verminderen. Gelukkig zijn er een paar dingen die je kunt doen om je mailbox overzichtelijk te krijgen én houden.
Stap 1: Zorg voor een lege Inbox
De eerste stap is om je huidige mailbox op te ruimen. Afhankelijk van hoeveel mails er in jouw Inbox/Postvak IN staan kun je ervoor kiezen om alle mail (tijdelijk) in een aparte map te zetten, zodat je gelijk met een schone lei (inbox) verder kunt, ook als je deze map niet in één keer krijgt opgeschoond.
Deze tijdelijk map ga je opschonen door alle onbelangrijke mails te verwijderen. Denk hierbij aan nieuwsbrieven, spam en mails die je niet meer nodig hebt.
Je kunt dit doen door één voor één alle mail door te lopen, maar door de zoekfunctie van je mailbox te gebruiken. Typ de naam in van een afzender van wie je geen mails meer wilt ontvangen, bijvoorbeeld Kruidvat. Open vervolgens een mail van deze afzender en schrijf je uit van hun mailinglijst. Daarna selecteer je alle mails van deze afzender en verwijder je ze in één keer. Ook kun je filteren op afzender, zodat alle mails van dezelfde afzender bij elkaar staan en je wellicht sneller kunt zien welke
(oude) mail verwijderd kan worden.
Stap 2: Archiveren
Na het verwijderen van alle onbelangrijke mails, heb je nog een aantal mails over die je wilt bewaren. Deze mails kun je archiveren.
Je kunt dit doen door mappen of (bij Gmail) labels aan te maken voor de mails die je wilt bewaren. Zorg ervoor dat je in ieder geval de volgende mappen hebt:
- To do. Hierin zet je alleen de mails waar je daadwerkelijk iets mee moet doen.
- In afwachting/Opvolgen. Hierin zet jemails waarvan jij nog antwoord/reactie terug wilt krijgen. Op deze manier houd je daar goed zicht op.
- Archief. Hierin komen de mailtjes waar je niks meer mee hoeft te doen,maar die jij wel wilt bewaren. Afhankelijk van de soort mails en jouw werkwijze kun je mappen maken op bijvoorbeeld jaartal, afzender, klant, onderwerp, afdeling etc. Vervolgens verplaats je de mails die je wilt archiveren naar de betreffende map of label.
Stap 3: Nieuwe mails verwerken
Nu je mailbox is opgeruimd, kun je beginnen met het verwerken van nieuwe mails. Plan elke dag in je agenda een blok in om je Inbox te checken en zet op je computer meldingen voor binnenkomende mail uit, anders word je de hele dag afgeleid door je mail.
Lees elke binnengekomen mail en bepaal of je deze wilt beantwoorden, archiveren of verwijderen.
Kun je de mail binnen 3 minuten beantwoorden dan doe je dit gelijk. Kost het langer dan 3 minuten tijd dan zet je de mail in de To do map. Wanneer het
afhandelen van de mail langer dan 30 minuten zal zijn, plan je dit in als taak in je agenda (want dan kost het te veel tijd om deze mail in je dagelijkse mailblok te doen).
Verwacht je een reactie of antwoord op jouw mail terug dan plaats je de mail in de map In afwachting/Opvolging, zodat je daar eenvoudig overzicht in hebt.
Is de mail afgehandeld dan bepaal je of deze verwijderd kan worden of verplaats moet worden naar één van de mappen in het archief.
Om het je makkelijker (en visueel) te maken kun je op mijn site gratis een handig schema downloaden.
Tips voor een overzichtelijke mailbox
- Gebruik een duidelijke mappenstructuur. Denk daar van tevoren goed over na en pas aan wanneer dit nodig is.
- Stel automatische regels in voor het filteren van mail die gelijk naar een bepaalde (archief)map kan.
- Als je nieuwsbrieven niet leest, ga ze dan ook niet in een map bewaren (en meld je eventueel af). Je kunt altijd op de website van de betreffende organisatie de nieuwsbrieven lezen.
- Door deze tips op te volgen, kun je je mailbox overzichtelijk houden. Dit zal je helpen om je productiviteit te verhogen en stress te verminderen. Succes!
Mocht je vragen hebben of ergens tegenaan lopen, neem dan contact met me op. Ik kijk en denk graag met je mee.
