Een event kan je merk versterken én winst opleveren, maar dan moet je wel een goed plan hebben. Het draait niet alleen om een mooie locatie of een goede opkomst. Je moet strategisch nadenken over hoe je kosten laag houdt, inkomsten vergroot en de juiste kansen benut. Ik neem je mee in hoe je van jouw event een winstmachine maakt.

Bereken je break-even punt

Alles begint met inzicht in je cijfers. Schrijf alle kosten op, zoals de huur van de locatie, catering, techniek, drukwerk, promotie én 10-15% onvoorzien. Tel deze kosten bij elkaar op en bepaal hoeveel tickets je moet verkopen om break-even te draaien.

Voeg daar nog 10-15% marge aan toe, zodat je niet alleen quitte speelt, maar ook winst maakt. Een eenvoudige spreadsheet helpt je om alles overzichtelijk te houden. Hoe beter je je kosten en inkomsten plant, hoe kleiner de kans op verrassingen.

Onderhandel met je leveranciers
Wil je je kosten drukken?

Ga in gesprek met je leveranciers. Veel partijen zijn bereid om mee te denken als je duidelijk bent over je budget. Vraag om kortingen of ruil deals, zoals een logo op je promotiemateriaal in ruil voor een lagere prijs. Spreek met meerdere leveranciers en vergelijk de offertes. Kies degene die de meeste waarde biedt voor de beste prijs. Maak een deal voor meerdere events of doorverwijzingen.

Door slim te onderhandelen, houd je je kosten laag zónder in te leveren op kwaliteit.

Zorg voor meerdere inkomstenbronnen
Alleen op ticketverkoop vertrouwen is risicovol. Bouw extra inkomstenbronnen in om je omzet te verhogen.
·      Bied bijvoorbeeld VIP-arrangementen aan met extra’s zoals exclusieve zitplaatsen, meet-and-greets of luxe catering.
·      Geef toegang tot exclusieve prep-talks.
·      Zet je event online door het te streamen of opnames achteraf te verkopen.
·      Sponsoring is ook een krachtige manier om extra inkomsten te genereren. Maak pakketten zoals Basic, Plus en VIP, zodat bedrijven kunnen kiezen hoe ze willen bijdragen aan je event.

Door deze verdienmodellen te combineren, spreid je je inkomsten en vergroot je je winstkansen.

Minimaliseer no-shows

No-shows zijn funest voor je winst. Zorg ervoor dat deelnemers zich echt committeren aan jouw event. Stuur reminders met een persoonlijke touch, zoals een videomail die hun naam noemt en ze alvast een sneakpreview geeft in wat ze kunnen verwachten.

Vraag om bevestiging, maak het afmelden niet onnodig ingewikkeld. Deel teasers over het programma, zoals sprekers, workshops of speciale aanbiedingen. Voeg gamification toe, of vraag om hun mening in polls.

Hoe meer betrokken je deelnemers zijn, hoe groter de kans dat ze komen opdagen.

Creëer een onweerstaanbare verkoopaanbieding

Je event is de perfecte plek om iets unieks aan te bieden dat jouw doelgroep niet kan weerstaan. Dit kan een nieuwe dienst of product zijn dat je exclusief lanceert tijdens het event.

Maak de deal extra aantrekkelijk door een korting te geven of bonussen toe te voegen, zoals gratis coaching, toegang tot exclusieve content of een vervolgworkshop.

Deze aanpak zorgt ervoor dat je niet alleen op de dag zelf, maar ook in de weken en maanden daarna omzet genereert.

Combineer producten in bundels

Mensen houden van deals, dus maak bundels die waarde toevoegen. Verkoop een ticket samen met een workshop, een boek of andere waardevolle extra’s. Werk samen met andere ondernemers die complementaire producten of diensten aanbieden en creëer pakketten waar je klanten enthousiast van worden.

Laat ook duidelijk zien hoeveel ze besparen door een bundel te kiezen. Bijvoorbeeld: “Boek een ticket en workshop samen en bespaar 20%.” Door dit slim aan te pakken, verhoog je niet alleen je omzet, maar bied je ook meer waarde voor je publiek.

Zet een sterke follow-up in

Het werk stopt niet na je event. Drie dagen in bed met een dekbed over je hoofd omdat het zo te gek gaaf en energievretend was, is not the way to go! Nu denk je, ‘ja, logisch natuurlijk!’ Maar 80% van de ondernemers laat de winst hier liggen.

De follow-up is een van de krachtigste manieren om extra inkomsten te genereren en langdurige relaties op te bouwen. Verzamel tijdens het event leads, bijvoorbeeld via QR-codes, inschrijvingen of giveaways.

Stuur direct na afloop een exclusieve aanbieding naar je deelnemers, zoals een korting die maar een paar dagen geldig is. Bedank de bezoekers in een DM voor de persoonlijke touch.

Houd het contact warm door foto’s, video’s en testimonials van het event te delen via e-mail of sociale media. Momentum is key hier! Overweeg een follow-up team op te tuigen zodat je je eigen tijd en energie ook managet. Tools zoals ActiveCampaign helpen je om dit proces te automatiseren, zodat je consistent blijft.

Werk samen met andere ondernemers

Samenwerken met collega-ondernemers kan je bereik enorm vergroten. Zoek bedrijven of ondernemers met een dienst of product die jouw aanbod aanvult. Denk aan gezamenlijke promotiecampagnes, gedeelde kosten of het samen organiseren van het event.

Door jullie netwerken te combineren, kun je een groter publiek aantrekken en meer waarde bieden aan je deelnemers. Samenwerken zorgt niet alleen voor meer impact, maar maakt je event ook aantrekkelijker voor sponsoren en partners.

Bouw aan duurzaam succes

Een winstgevend event organiseren draait om slimme keuzes en een strategische aanpak. Door je kosten te beheren, extra inkomstenbronnen toe te voegen en sterke samenwerkingen aan te gaan, maak je van je event méér dan een eenmalig succes.

Combineer dat met een onweerstaanbare verkoopaanbieding en een sterke follow-up, en je transformeert je evenement van een kostenpost naar een investering die blijvend rendement oplevert. Het enige wat je nu hoeft te doen, is in actie komen. Zet deze stappen om van jouw volgende event een winstgevend succes te maken.