Zo creëer jij structuur binnen je bedrijf

Als er 1 ding is wat ondernemers met elkaar gemeen hebben, dan is het dat ze enorm creatief zijn. Ze hebben het ene na het andere briljante idee. Ieder nieuw idee is ook een valkuil. Want je wilt het liefst meteen met jouw nieuwe idee aan de slag. Maar gister en vorige week had je ook briljante ideeën, met die ideeën ben je inmiddels al een beetje gestart. Heel leuk en creatief allemaal maar welke ideeën komen nu écht tot leven bij jou?
Hoe komt het nou dat het iedere keer niet écht lukt? Je start dingen op maar ze komen niet echt tot bloei. Wat zonde van alle moeite en tijd die je erin steekt!

Structuur

Voor ondernemers is structuur aanbrengen in hun werkzaamheden en in hun bedrijf, vaak een uitdaging. Juist omdat ze alles tegelijk willen doen. Het belangrijkste hierin is: structuur. Als jij structuur aanbrengt in je werkzaamheden maar ook in hoe jij je bedrijf runt zul je meer rust ervaren. Omdat je waarschijnlijk ook meer tijd over gaat houden zul je meer momenten ervaren waarin je  enorm creatief aan het werk kunt zijn en meer tijd vrij hebt om je ideeën uit te werken. Ik geef je graag een paar tips hoe je structuur kunt aanbrengen in een aantal stappen:  

– Structureer de backoffice van je bedrijf. Dit houdt in dat je alle documenten op een overzichtelijke en snel terug te vinden plek opslaat op je schijf of in de cloud. Je wilt niet dagelijks onnodig veel tijd kwijt zijn met zaken op te sporen. Je wilt alles direct bij de hand hebben.

– Zet terugkerende taken in je agenda of online to do list. Zelf gebruik ik voor al mijn to do’s de tool Asana. Het zorgt voor structuur en geeft je duidelijke deadlines. Deadlines zorgen ervoor dat je ergens naartoe werkt. Heb je geen deadlines? Dan ben je vaak niet vooruit te branden, is mijn ervaring. Daarnaast creëren to do lists, rust in je hoofd. Op het moment dat je ze noteert hoef je ze niet meer te ‘bewaren’ in je hoofd. Dat geeft een fijn, gerust gevoel. 

Doordat je niet meer met je to do’s hoeft bezig te zijn heb je in je hoofd weer ruimte voor gave, nieuwe ideeën. Noteer al deze ideeën in Asana, zo staat alles netjes bij elkaar en kun je in 1 oogopslag zien waar je aan wilt werken. Misschien herken je wel dat je overal en nergens post its hebt rondslingeren met ideeën en to do’s? Dat is vanaf nu verleden tijd. Op het moment dat je een dag hebt om aan je bedrijf te werken kies je een idee eruit en ga je dat ook écht uitwerken.


Plan in je agenda 1 dag per week in, waarop je gaat werken aan je bedrijf. Dit is de dag waarop je niet voor opdrachtgevers aan de slag gaat. Het kan zijn dat je content wilt gaan schrijven voor social media voor de komende weken, of je wilt een nieuwe sales funnel opzetten of een nieuw idee uitwerken. Zorg dat er niks of niemand tussenkomt. Deze dag moet heilig voor je zijn. Want zeg nou zelf; hoe vaak neem je je voor om aan je bedrijf te werken en komt er niks van omdat er weer een opdrachtgever tussendoor komt met een spoedklus?

Waar mogelijk, probeer zoveel mogelijk terugkerende taken te automatiseren. Gebruik programma’s en online tools die jouw ondernemersleven makkelijker maken. Ik geef je graag een voorbeeld op het gebied van facturatie. Ik werk inmiddels alweer jaren naar volle tevredenheid met Moneybird. Zodra ik een factuur stuur via Moneybird houdt Moneybird zelf bij welke facturen al betaald zijn en welke nog niet. Moneybird verstuurt dan automatisch een herinnering naar mijn opdrachtgevers. Hoe fijn is dat? Het scheelt je écht veel tijd. Werk je met Outlook? Zet dan in het menu Snelle Stappen een paar mails klaar die je zeer regelmatig verzend. Zodra je dit hebt ingesteld kun je vanaf nu met maar 1 druk op de knop diezelfde mails verzenden. Handig toch?


Focus je op een 1 of 2 duidelijke doelen. Uit vele onderzoeken blijkt dat mensen met minder doelen, veel meer bereiken dan mensen met een hele waslijst. Dat zit hem vaak in het feit dat deze doelen algemeen geformuleerd worden. Het beste is om de doelen te visualiseren waardoor ze ook meer SMART worden. Doelen stellen werkt enorm motiverend, stel daarom in het begin doelen die makkelijk te bereiken zijn. Op deze manier krijgt je zelfvertrouwen een boost en kun je daarna aan een wat meer gecompliceerd doel gaan werken. Schrijf je doelen op en zorg dat je ze regelmatig voorbij ziet komen. Dit kan op post its of in je online to do list als een terugkerende reeks.

Om focus en structuur te houden is het slim om zaken waar je niet goed in bent, uit te besteden. Scheelt jou een hoop tijd en je houdt meer focustijd over, tijd die je aan jouw doelen wilt en kunt besteden.
Probeer deze tips één voor één te integreren in je dagelijkse routine, stap voor stap.

Succes!

Over Caroline van Aart

Caroline is eigenaar van, en virtual assistant bij Shift Office Support. Ze is een doortastende assistant en tekstschrijver, die altijd in de hoogste versnelling aan de slag gaat. Ze houdt ervan om zaken te signaleren en deze proactief op te pakken. Niet lullen maar poetsen zoals ze in Rotterdam zeggen. Caroline is een enorme regelneef en niks is haar teveel. Haar bedrijf is inmiddels uitgebreid met 2 virtual assistants en 1 growth expert, ieder met hun eigen expertise. Kun je als ondernemer wel wat ondersteuning gebruiken of wil je advies hoe je slimmer kunt werken? Neem contact op met Shift Office Support via www.shiftos.nlcaro@shiftos.nl – 06-13624375

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *